La lista de tareas lo único que hace es reproducirse sin fin, pero los resultados te llevan a un lugar concreto.
Tuve que escucharlo varias veces. Volví a escuchar el mismo capítulo unas 3 o 4 veces antes de poder continuar con el resto del audiolibro. En mis oídos había una mujer de voz dulce diciéndome que me olvidara de la lista de tareas, esa que me hacía sentir tan organizada. La primera vez que la escuché entré en fase de negación: “Esta gringa está loca. ¿Cómo voy a dejar de hacer mi lista de tareas? ¿Cómo voy a saber qué tengo que hacer? ¿Cómo me voy a organizar? Pero mientras seguía explicando, sus palabras comenzaban a tener sentido”.
Enfócate en los resultados, decía. Tu lista debe tener un máximo de 3 tres resultados por día, decía. “¿Tres resultados? No acabaré nunca de hacer nada en la vida si voy de tres en tres”. Su nombre es Rachel Hollis y su libro es Girl, Stop Apologizing. Ya el título era provocador pero invitarme a desmontar todo sobre lo que había basado mi organización del trabajo era casi una falta de respeto. La verdad es que nos enseñan a hacer listas y llevamos cientos de años haciendo listas. De hecho, hace unos meses escribí un artículo sobre las listas de Umberto Eco y cómo este autor las veneraba a tal punto que se tiró más de una hora recitando una larga lista de listas que se enumeran en la literatura medieval como parte de la conferencia magistral del máster que hice en Sevilla en el 2009.
Así es que la recomendación de Rachel me parecía la cosa más incomprensible del mundo. Pero, de repente comenzó a decir que la lista que debía hacer era la de resultados. “¿Resultados? ¿Cómo que una lista de resultados?” Pues mi nueva amiga Rachel recomienda reenfocar lo que tienes que hacer en resultados y no en tareas. Después de escucharla unas cuantas veces comencé a entenderlo. Las tareas no desaparecen, se reorganizan dependiendo de los resultados que hayamos establecido. Lo chévere de enfocarte en los resultados versus en tareas sueltas es que es más fácil darle prioridad a las tareas que te ayudan a llegar al resultado que quieres. Sucede que realizamos muchas tareas realengas que no necesariamente nos acercan al lugar al que queremos llegar.
Cuando comencé a entender lo que Rachel quería decir, decidí ponerla a prueba. Así es que dividí las cosas que tenía que hacer en la oficina por resultados concretos como: planificar la campaña de responsabilidad social corporativa, editar y aprobar las publicaciones del mes, coordinar un evento. Entonces, me surgió la duda: ¿Cómo diferencio entre un resultado y una tarea? ¿Editar las publicaciones era un resultado o una tarea?
Para entender la diferencia, según nos dice Rachel, tienes que pensar en qué quieres lograr al final de cada día, de cada semana, de cada mes o de cada año. El resultado te lleva del punto A al punto B. El resultado es específico y tiene un tiempo definido. La tarea es solo una acción que te puede acercar a un resultado, o no. Para poner un ejemplo sencillo, piensa en lavar un baño. El resultado es tener el baño limpio en 15 minutos. Las tareas son: lavar el inodoro, pasar un paño al lavamanos, limpiar el espejo, colocar papel, cambiar las toallas, lavar la bañera, barrer y mapear. Cuando terminas de hacer tus tareas, tienes el baño limpio. Pero si solo limpiaste el inodoro, ¿tienes el baño limpio?
Ese ejemplo estaba fácil, pero en la oficina se me empezaron a poner las cosas un poco más complicadas. Tenía que hacer un ejercicio diferente, tenía que tener claridad sobre cuáles eran los resultados a los que quería llegar cada día y cada semana. Entonces, recordé Michael Hyatt y su libro Free to Focus. Michael habla de los 3 grandes. Ahí estaba el número 3 otra vez. “¿Qué será lo que tienen los gringos con el número 3?” Yo me paso haciendo listas de 5 en 5 así es que, ¿quién soy yo para criticarlos?
En fin, que mi otro amigo Michael me hablaba del 3×3. En esta multiplicación sencilla debes determinar 3 metas que quieres alcanzar cada trimestre. Luego, 3 logros que quieres tener cada semana. Esos logros deben estar alineados con alguna de tus metas. Finalmente, debes determinar 3 tareas para cada día. Y obviamente, esas tareas te deben acercar a alguno de tus logros de la semana. Este ejercicio me ayudó a entender mejor la lista de resultados de Rachel. Michael también recomienda usar la Matriz de Eisenhower para determinar esas 3 tareas que absolutamente debes completar cada día. Este ejercicio te ayuda a diferenciar entre las tareas urgentes de las importantes. En la Guía organizar tus tareas entre urgente e importante te lo cuento todo paso a paso. Descárgatela, es gratis.
Entonces entendí que no es que vamos a desterrar las tareas de nuestra vida, es que nos vamos a enfocar en las tareas que nos acercan a los resultados que queremos alcanzar. Entonces, si mi resultado es tener una publicación diaria cada semana, mi tarea será editar y aprobar esas publicaciones. ¿Ves por dónde voy?
Aquí te cuento cómo logré moverme de la lista de tareas a la lista de resultados:
- Prepárate unos días antes: No esperes a hoy para decidir qué quieres lograr hoy. Planifica tu semana y mírala como una burbuja que contiene todo lo que quieres lograr. Piensala como un entorno cerrado en el que caben una cantidad específica de tareas.
- Determina qué quieres lograr: Este ejercicio es complicado al principio porque no siempre sabemos lo que queremos. Tenemos en la mente lo que debemos hacer y no siempre lo que queremos. Entonces, tienes que entrenar tu mente para hacerte y responderte esta pregunta: ¿Qué quieres? Siempre es tu decisión, aun cuando lo que quieras hacer es cumplir las instrucciones de tu jefe, tú decides cómo lo vas a hacer.
- Establece una ruta: Para cada resultado, identifica qué tareas son esenciales. ¿Cuáles son esas cosas que tienen que suceder para que logres lo que te has propuesto? Aquí entra la disciplina, distraernos con tareas inútiles es una gran tentación. Por eso, debes hacerte la pregunta: ¿Esto me acerca a mi resultado?
- Quédate en los 3 más importantes: Los gringos tenían razón, no es que el 3 sea un número mágico. Es que es manejable. Si logras completar 3 tareas importantes en tu día y 3 resultados en tu semana no solo te sentirás que te estás moviendo, sino que vas a estar mucho más motivada a seguir adelante. Además, tener un número pequeño te permite hacer más cosas una vez has terminado aquellas que eran tu prioridad.
- Sé consistente: Esto no es un trabajo fácil, es un cambio de mentalidad y la vagancia, las prisas y la rutina se te van a meter en el medio. Así es que se trata de un ejercicio de disciplina y perseverancia. Ánimo, cuando le cojas el ritmo se convertirá en la forma natural de organizar tu mente y tu trabajo.
