Cuando entré al mundo corporativo todo me parecía igual de urgente e importante, todo era para ayer, todo tenía prioridad #1.
Hoy quiero que mires tu libreta de apuntes, sí esa en la que escribes las cosas que tienes que hacer, esa en la que está esa larga lista de pendientes. Es en donde tu To Do list se multiplica sin tregua ni vergüenza alguna. Dime, si mañana no puedes hacer tu trabajo y otra persona tiene que ocuparse de tus pendientes, ¿podría agarrar tu lista y seguir tu ritmo? ¿podría entender que hay que hacer hoy porque es urgente y qué hay que planificar porque es importante?
Seamos honestas querida apagafuegos, la mía incluso incluye arte abstracto que voy desarrollando en reuniones interminables. Nadie, o bueno muy pocas personas, tienen una lista de pendientes que realmente sirva de guía para que otros puedan continuar el trabajo. Y menos si eres parte de un ambiente de trabajo de apagafuegos. Pero, hoy vengo a contarte que hay varias maneras de organizar el trabajo para que esa lista de To Do’s sí nos de dirección. Y hoy te voy a contar una de ellas, una que a mi me ayuda mucho. Si quieres aprender a diferenciar entre lo urgente de lo importante, descárgate esta Guía que preparé para ti.
Se llama la matriz de Eisenhower. Y aunque esto pueda sonar como un artilugio de alguna de las novelas de Harry Potter, la realidad es que es una herramienta sencilla que una vez que la tenemos dominada nos ayuda a priorizar. Y es que, en el fondo, organizarnos y dejar de apagar fuegos, requiere que pongamos las cosas que tenemos que hacer en un orden de prioridades. Y aquí es donde nos estrellamos muchas veces. Porque en un ambiente de crisis múltiples y cotidianas todo tiene prioridad, todo es para ayer, todo es urgente. Pero, ¿realmente lo es?
NO. Simple y sencillamente NO.
Hay cosas que son urgentes, que tienen que suceder hoy sí o sí y hay cosas que son importantes que tienes que planificar, que requieren su tiempo y que son las que te llevarán a cumplir tus objetivos. Entonces, ¿a cuál le vas a dar prioridad? ¿Cómo las vas a organizar? Pues te lo cuento enseguida.
La matriz de Eisenhower toma su nombre de Dwigth Eisenhower, fue presidente de Estados Unidos, pero antes de eso fue un militar que lideró y ganó importantes batallas en las Guerras Mundiales. Era un estratega por excelencia. De esos que se ven en las películas que te trazan un plan infalible en un dos por tres. Bueno, no sé si así como en las películas, pero lo cierto es que el señor Eisenhower se destacó por su liderato estratégico y por lo estructurado y organizado que era en su trabajo.
Y esto de la matriz de Eisenhower surgió porque en 1954 el presidente ofreció un discurso para la segunda asamblea del Consejo Mundial de Iglesias en el que citó a un expresidente de la Universidad de Northwestern, quien según Eisenhower decía lo siguiente: “Yo tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”. Bajo este principio, se dice que el presidente organizaba su carga de trabajo y sus prioridades. Según sus seguidores, Eisenhower reconocía que un buen manejo del tiempo requería ser tan efectivo como eficiente. Esto significa que debemos invertir nuestro tiempo en lo importante y no solo en lo urgente, por aquello de no vivir entre crisis y apagando fuegos.
Pero, ¿cómo diferenciamos una de la otra?
Cuando entré al mundo corporativo todo me parecía igual de urgente e importante, todo era para ayer, todo tenía prioridad #1. Andaba como pollo sin cabeza hasta que entendí que las tareas importantes son actividades que tienen un resultado bien concreto y que nos acercan a cumplir nuestros objetivos. Y que las cosas urgentes son actividades que exigen atención inmediata porque están determinadas por el tiempo en el que deben completarse. Usualmente ayudan a cumplir los objetivos de otros. O también son cosas importantes que se quedaron pendientes de hacer hasta que se volvieron urgentes. ¿Te suena?
Entonces, la matriz de Eisenhower divide en cuatro partes las tareas que debemos completar:
- Importante y Urgente: Estas son las tareas que tienes que hacer tu misma y que tienen un tiempo definido para estar listas. Aquí entran las crisis, los problemas y los “deadlines”. Estas son las primeras tareas que debes atender.
- Importante pero no Urgente: Aquí van las tareas que te acercan a tus metas y objetivos personales y profesionales. Estas no tienen una fecha de finalización (todavía), pero si no las haces estarás lejos de alcanzar lo que quieres. Así es que pon estas tareas en agenda y no las dejes para después. Aquí entra el tema de la procrastinación.
- Urgente pero no Importante: Estas son las peligrosas, las que te dan ansiedad y estrés. Aquí vienen las llamadas, emails y visitas a la oficina para pedir algo que a priori parece importante pero que cuando evalúas de qué se trata te das cuenta de que no lo es. Estas tareas las puedes delegar.
- No importante ni urgente: Estas son simples distracciones, como contestar los 200 mensajes en tus grupos de Whatsapp, entrar a ver qué está pasando en Facebook o incluir en tu carrito de Amazon alguna cosa que te acordaste tenías que comprar. Evita a toda costa atender estas tareas mientras trabajas.
Una vez tienes claras estas cuatro categorías, te invito a que vayas ubicando tus tareas en cada una de ellas. Y aquí es que entra el regalo de hoy, ese que te conté al principio del artículo que era mi forma de celebrar contigo que hemos llegado al primer mes de Apagando Fuegos. Hoy te quiero regalar una guía para diferenciar entre lo urgente de lo importante. Ahí te explico con lujo de detalles cómo dividir tus tareas, verás cómo crear tu matriz de Eisenhower y cómo preparar tu lista de pendientes ubicando tus pendientes en orden de prioridad.
De verdad, espero que esta herramienta te ayude a organizar tus tareas en orden de prioridad. Cuando la empieces a usar me encantaría que me cuentes cómo te va con ella. Puedes escribirme en Instagram y Facebook para que me cuentes, me encuentras como Apagando Fuegos.
