Aprendiendo desde la cabina de radio a planificar un evento minuto a minuto
Cuando empecé a trabajar en radio en el 2003 me presentaron una herramienta que he aplicado en cada evento que coordino. Se trata del rundown, es una tabla en la que se planifica minuto a minuto todos los segmentos de un programa de radio o televisión. Las introducciones, pausas, promociones, entrevistas, espacios musicales todo está dentro del rundown, por eso los programadores saben exactamente en qué minuto sale la canción de moda o el anuncio del auspiciador de la sección.
Con el desarrollo de la tecnología ya existen programas que tienen el rundown integrado a las computadoras de las cabinas y el proceso está totalmente automatizado. También existen múltiples programas de planificación de proyectos que te pueden ayudar a organizarte. Sin embargo, no todos tienen los recursos para adquirir estos programas o los conocimientos técnicos para sacarle el mayor provecho. Por eso, te cuento aquí como preparo mi propio rundown para coordinar cada actividad dentro de un evento. Si necesitas un Plan de Acción que no deje nada fuera, descárgate esta plantilla GRATIS.
La primera vez que apliqué el rundown a un evento fue para una conveción que organicé. Preparé mi tabla con horarios que comenzaban desde la hora de llegada de todo el equipo hasta la hora de recoger cada cosa. Cuando mostré la tabla a i equipo me miraban con cara de perdidos. No entendían qué tenían en las manos. Así que repasé toda la tabla con ellos. Al final del día estaban felices con el rundown porque en todo momento supieron qué tenían que hacer y qué iba a pasar después. Mi forma de preparar el rundown es la siguiente:
Como ves en el ejemplo anterior, intento asegurarme de incluir cada detalle para que no se me quede nada fuera y el equipo de trabajo sepa en todo momento lo que tiene que hacer. Es una tabla bastante sencilla y fácil de hacer, la clave del éxito está en asegurarte de que todos los que van a usarla la entiendan y sepan qué les toca hacer según el rundown. Aquí te comparto cinco consejos para que puedas montar tu propio rundown y esa actividad del trabajo fluya como agua de río:
- Prepara una lista de todas las acciones que tienes que hacer. Cuando desglosas en una lista todo lo que debes cumplir es más sencillo organizarlo por horarios y asignar responsables. Piensa en todas las tareas necesarias para el evento, incluyendo las más evidentes.
- Divide las acciones en tareas más pequeñas. Cuando segmentas cada acción en tareas pequeñas puedes estimar mejor el tiempo que tomará completarlas y así definir un espacio de tiempo lo más apegado posible a la realidad.
- Separa tiempos para las necesidades básicas. Asegúrate de incluir tiempos para la llegada, descansos, comidas, para recoger y hasta para celebrar. Tener tiempos para las cosas cotidianas te ayudará a ti y a tu equipo a bajar el estrés ya que todos sabrán que sus necesidades se han tomado en cuenta.
- Deja tiempo entre actividades para imprevistos. La vida nos pasa por el medio. Esto significa que un conferenciante se puede retrasar, que la comida salga antes de tiempo o que te llegue más gente de la que esperabas. Tener un tiempo entre actividades te permitirá atender cualquier imprevisto.
- Asegúrate de que todos saben lo que tienen que hacer. Es muy probable que no estés trabajando sola. Así es que asegúrate de que todos los que tienen algo que hacer lo sepan y que tengan claridad sobre lo que deben lograr, cuándo y cómo deben hacerlo. Si el tiempo te lo permite, personaliza cada rundown para que esté enfocado en lo que cada miembro de tu equipo tiene que hacer.
Espero que estos pasos te ayuden a crear tu propio Rundown y, a fin de cuentas, a organizar tu próximo evento para que sea todo un éxito y sobre todo no andes apagando fuego como pollo sin cabeza todo el día. Si necesitas un Plan de Acción que no deje nada fuera para tu próximo proyecto, aquí tienes una plantilla GRATIS que te puede ayudar.
Ahora, cuéntame en las redes sociales de @ApagandoFuegos cómo te organizas cuando tienes un nuevo proyecto o evento.
Te espero.
Rundown me parece una herramienta útil para la vida en general y para la crianza. Ahora más que los hijos pasan más tiempo en casa. Muchas veces me levanto y pienso que voy ser con tantas horas por delante, quizás rundown para mi diario, dejaria que entre el aire a mi pecho y todos estaríamos más claro de como hacer que fluya el día.