Dedica todo el tiempo que necesites a planificar cada detalle y asegúrate de que todos los involucrados sepan cuál es su trabajo
A veces tenemos la sensación de que vivimos nuestra vida profesional apagando fuegos, brincamos de un proyecto a otro sin detenernos a disfrutar los triunfos o a evaluar las oportunidades de mejora. Sin embargo, es posible vivir de otra forma. Imagina que puedes planificar un proyecto a tal nivel de detalles que al momento de ejecutar es sólo cuestión de seguir los pasos que tú misma has creado. Tu equipo de trabajo sabe lo que tiene que hacer y cada uno realiza su función sin problemas. Hasta tienes planificado tiempo para reflexionar sobre los resultados de tu proyecto. Todo esto es posible cuando dedicamos el tiempo necesario a la planificación.
Y es que muchas veces nos tiramos a la piscina sin saber si el agua está fría, cuán larga es, por cuál lado debemos comenzar o cómo vamos a llegar a la otra punta. Osea que nos lanzamos a la ejecución de tareas sin tener claridad sobre los objetivos, los tiempos o el presupuesto de un proyecto. La cosa es empezar a actuar rápido para que los jefes vean que somos empleadas que producen resultados. Y luego nos ahogamos a tres pies de profundidad porque empezamos nadando por la parte honda de una piscina olímpica.
Hace algún tiempo trabajé en la inauguración de un nuevo hospital, nos dieron solo dos semanas para organizarnos y un presupuesto casi inexistente, bueno el casi está de más. No había presupuesto. Dediqué prácticamente toda la primera semana a planificar y a formar equipos de trabajo que realizarían tareas bien específicas. Mis jefes estaban preocupados porque durante esa primera semana no veían la ejecución de ninguna tarea. Y comenzaron a preguntarme si todo saldría bien y con razón, se nos iba la vida de ese hospital en ese evento simbólico. Pero yo mantuve la calma y aguanté la tentación de salir corriendo a producir cualquier cosa solo por calmar la ansiedad de mis jefes.
Para la segunda semana cada equipo sabía lo que tenía que hacer porque tenía un plan concreto y lograron sus objetivos sin dedicar horas interminables. La noche antes del evento mi marido me preguntó qué me faltaba por preparar. Él recordaba con total claridad las noches interminables antes de algún evento del trabajo, él sabía que yo solía quedarme hasta 11 de la noche en la oficina para levantarme a las 4 de la mañana a terminar de hacer cosas que estaban a medio camino. Pero esta vez fue diferente. Con tranquilidad le dije: “Nada”. En ese momento supe que el proyecto había sido exitoso. Él dudó por un momento y me vio tan tranquila que pensó que me habían cambiado por otra.
Y es que en el camino aprendí algunas lecciones de cómo planificar para dejar de vivir #ApagandoFuegos. Aquí te dejo los trucos que me ayudaron a hacer dos eventos en 8 horas con más de 150 invitados en cada uno, con dos gobernadores involucrados y con tiempo para tomarme una limonada tranquilamente con una amiga mientras todo corría como yo lo había diseñado.
- Ten respuesta para las preguntas esenciales: ¿Qué tengo que hacer? ¿Para qué lo estoy haciendo(OB-JE-TI-VOS)? ¿Para cuándo lo tengo que entregar? ¿Para quién lo voy a hacer? ¿Quién me puede ayudar a hacerlo? ¿Cuánto dinero necesito o cuánto tengo para hacerlo (presupuesto)?
- Vamos al ¿Cómo? Define una lista de acciones para trazar la ruta de lo que quieres lograr y asegúrate de poner para cuándo las debes tener listas. En tu tabla, deja un espacio para comentarios donde puedas incluir cualquier asunto que surja mientras se desarrolla cada acción.
- Divide y vencerás: Toma cada una de las acciones y segméntalas en tareas más pequeñas, más rápidas y fáciles de ejecutar. Identifica quién puede ser el responsable de hacer cada tarea y asígnale una fecha de entrega.
- Siéntate con tu equipo: A menos de que trabajes con videntes, nadie te va a leer la mente. Tienes que sentarte con todos los que te vayan a ayudar y explicarles con lujo de detalles lo que necesitas de ellos. Comparte tu plan, tu tabla de acciones y responsables, las fechas de entrega, no te levantes de la mesa sin estar 100% segura de que todos entienden su rol y sus tiempos.
- Deja tiempo para imprevistos: Siempre pasa algo que no tenías previsto, ya sea que se te quedaron los zapatos de la actividad en tu casa, que algún recurso se enfermó en el último momento o que la impresora se trancó y te dejó los programas a mitad de imprimir (sí, me han pasado todas). Separa un tiempo para estos fenómenos de la ley de Murphy. Nunca sabes qué podría pasar mal, pero si tienes el tiempo para resolverlo, podrás superar al maléfico Murphy.
Si necesitas un Plan de Acción que no deje nada fuera. Descárgate GRATIS esta plantilla para planificar tu próximo proyecto. Cuéntame en las redes sociales de @ApagandoFuegos cómo planificas tus proyectos y si estos consejos te son de utilidad.
Te espero.
