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Cómo organizar la información y asegurarte de que tengas todo lo que necesitas para desarrollar tu proyecto

En 2009 llegué a Sevilla, España impulsada por el amor. Llevaba un par de años viviendo en Madrid donde, en una noche de fiesta, conocí a un barcelonés-andaluz que me robó el corazón con su mirada de niño pícaro. Sigo enamorada de ese hombre que terminó mudándose conmigo a Puerto Rico y convirtiéndose en mi compañero de vida y padre de mis hijas, pero esa historia es para otro artículo. En aquel 2009 me mudé a Sevilla por amor a ese hombre y por amor a seguir aprendiendo. Comencé un segundo máster en Comunicación y Cultura y mi entusiasmo explotó cuando recibí la noticia de que la Conferencia Magistral la haría el célebre Umberto Eco. 

Ni en mis más locos y nerdos sueños hubiera imaginado que podría ver en persona a ese señor del que leíamos, discutíamos y aprendíamos en las clases de semiótica y teoría de la comunicación. Pues bueno, me senté todo lo más al frente que pude en aquella iglesia barroca fría y oscura, lo vi pasar cerca de mi y aplaudí cual grupi frente a su banda de rock favorita. Y luego quedé patidifusa. El hombre comenzó a hablar de listas. Listas, sí como la lista de la compra. Comenzó a enumerar la amplia gama de listas que hacemos en nuestra vida cotidiana. Desarrolló en detalle una lista inmensa de listas que se pueden encontrar en la literatura desde los tiempos medievales. 

Explicó lo siguiente: “La lista es un género literario más extendido de lo que se cree. Cuando intenté reunir en una antología listas célebres para el libro El vértigo de las listas (2009), que me encargaron para comentar un mes de acontecimientos de varios tipos que el Louvre había dedicado a ese argumento, me di cuenta de que podía usar sólo una pequeña parte de la incalculable serie de grandes y célebres listas que aparecen en la historia de las distintas literaturas”, según lo recoge Carmen Espejo en el artículo académico El vértigo de las listas publicado en la Revista Científica de Información y Comunicación en 2011. 

Salí de la conferencia totalmente descolocada. No entendía porque este hombre reconocido como uno de los pensadores más importantes del siglo XX y XXI de repente dedicaba dos horas a hablar sobre listas. Y más aún se reconocía fanático de ellas. Luego comprendí dos cosas importantes:

1. Debía hablar de listas porque el Museo del Louvre le pagó por escribir un libro sobre el tema que publicó ese mismo año 2009. Así es que ese era su tema para cualquier conferencia que diera, aunque los alumnos perdidos como esta boricua en medio de Sevilla no lo entendieran.
2. Las listas realmente son importantes para entender nuestro mundo y organizarlo de forma más o menos coherente. 

Lo segundo lo entendí muchos años después, cuando yo misma me di cuenta de mi uso casi obsesivo de las listas para organizarme la vida. Tranquila, no voy a enumerarte aquí la lista de listas que me hago todas las semanas. Sí te voy a hacer una pequeña lista de 5 cosas por las que me resultan necesarias y vitales: 

1. Ayudan a aclarar los pensamientos. Al volcar todo lo que tienes en la mente puedes encontrar claridad sobre lo que tienes que hacer y cómo lograrlo. El primer paso para definir tus objetivos debe ser hacer una lista de las cosas que quieres lograr.
2. Ayudan a priorizar. Una vez tienes claridad sobre lo que tienes que hacer puedes darle valor para ubicarlas entre importantes y urgentes. Esto te ayudará a organizar desde lo que debes hacer primero hasta lo que simplemente no debes prestar atención.
3. Ayudan a enfocarte en las tareas. Cuando tienes una lista de tareas pendiente no hay más satisfacción que marcarlas cada vez que las terminas. Al ver tus tareas desglosadas en una lista será más fácil enfocarte en una a la vez y poder completarlas.
4. Ayudan a evitar el multitasking. Al enumerar las tareas pendientes o las acciones a llevar a cabo en un proyecto se vuelve más orgánico el poder hacer una cosa a la vez. Enfocarse en una sola casa te va a ayudar a completarla más rápido y de forma más eficiente. Olvídate del multitasking, es una falacia. Y otra vez, este es un tema para otro artículo.
5. Ayudan a pasar revista de lo que necesitas. Al crear una lista creas un orden físico para hacer tangible ideas que en tu cabeza podrían parecer abstractas. Hacer este ejercicio te ayuda a asegurarte de que no se te quede nada fuera o, al menos, a repasar todo lo que tienes que hacer para lograr tus objetivos.

Cuéntame, cómo organizas tus listas y qué prácticas aplicas para ser más eficiente y productiva en el trabajo. Si necesitas una guía más específica sobre cómo crear tu plan de acción, bájate GRATIS la plantilla  Un plan de acción que no deje nada afuera. Te espero.