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De cómo me toma medio día enfocarme para arrancar la semana y cómo lo resolví

Organizarse es una destreza que se perfecciona con la práctica, como toda destreza. Eso significa que habrá días en los que tendrás una agenda perfectamente planificada y otros en los que te costará hasta encontrar el mes en el que estás. La clave para dominar la organización, como cualquier otra destreza, está en practicar, practicar y practicar. Parece un disco rayado, pero es así.

Hace unas semanas hablaba con una amiga sobre la tragedia de los lunes. Bueno, hablar es una forma disimulada de decir que me lamentaba de que fuera lunes, de que el fin de semana se había terminado y de que no encontraba cómo enfocarme en las tareas del día y de la semana. Le decía que estaba frente a mi agenda y me parecía no reconocer nada de lo que estaba ahí, que los lunes me costaba un mundo arrancar con mi semana y tener claridad sobre lo que debía hacer. Mientras tanto, mi amiga me decía que para ella los lunes eran de contestar llamadas (posiblemente yo era una de esas llamadas de los lunes), de atender clientes, de retomar todo y de poca productividad. 

Terminamos de hablar luego de que mi cerebro espeso de los lunes me permitiera articular unas cuantas oraciones sobre un trabajo que debíamos completar para esos días. Nos pusimos a trabajar, pero se me quedó en la mente esa espinita. No podía seguir con esta tragedia semanal. Estaba perdiendo mediodía de trabajo intentando coger el ritmo de lo que quedó pendiente de la semana anterior. Era totalmente ineficiente. Y de pronto llegó a mí, cómo arcángel bajado del cielo: “¡Pero carajo, si ya yo me había resuelto este problema antes!”

Sucede que hace unos años me pasaba lo mismo y el problema era aún mayor porque para esa época trabajaba en un lugar que parecía el parque de Yosemite en plena temporada de incendios forestales. O sea que vivíamos apagando fuegos un día sí y otro también y organizarse era una destreza imposible en aquella oficina. Era más práctico andar con una manguera llena de agua, que intentar llevar una agenda a una reunión. En aquel entonces me costaba sacar adelante iniciativas, proyectos o hasta un simple reporte, porque las instrucciones, las expectativas y los proyectos cambiaban de prioridad constantemente. Y la cherry del sundae era que el jefe sólo aparecía por la oficina unas pocas horas a la semana. Yo necesitaba sacar adelante mis proyectos y asumí la misión de organizarme y de conseguir respuestas para poder moverme lo antes posible. Aquel jefe escurridizo venía los lunes perdido en un mar de problemas que lo atacaban desde que entraba por el pasillo. Atacarlo con problemas sueltos y sin contexto no resolvía nada, no era capaz de darte una sola respuesta que valiera la pena. Así es que decidí que los viernes antes de irme a casa prepararía una lista con las tres cosas más importantes para la semana siguiente. Las anotaba en mi libreta y el lunes esperaba al jefe en su oficina con café en mano. Le hablaba de mis tres prioridades y con cada sorbo de café hacía malabares para conseguir las respuestas que necesitaba. 

Te confieso que esta estrategia de los lunes me tomaba casi dos horas porque aquel jefe dedicaba una hora a contarme sobre su fin de semana de pesca y otra media hora a lamentarse por los problemas de la oficina. Pero esos 15 minutos interrumpidos que dedicaba a contestar mis preguntas eran oro. Valía la pena invertir media mañana en aquella oficina porque salía con instrucciones y decisiones claras que me ayudaban a enfocar el resto de mi semana. Así, de tres en tres saqué adelante muchos proyectos que llevaban meses en la lista interminable de To Do’s.

Entonces, al recordar aquella estrategia, me llegó la luz. Determiné que haría estas 5 cosas para que mis lunes del presente dejaran de ser una tragedia y yo pudiera enfocarme, ser más productiva y más eficiente. Aquí van mis trucos de esta semana:

1. El viernes en la tarde es para organizarse: Separa media hora al final de tu día para hacer inventario de lo que lograste esa semana. Evalúa cómo ha ido y qué te falta por completar. Organiza lo que queda pendiente en orden de prioridad y déjalo listo antes de irte a casa o de apagar la computadora si trabajas remoto.
2. La lista de la semana es sobre resultados: Olvídate del To Do list de siempre, si trabajas por tareas, verás que las tareas nunca acaban. Prepara una lista con 4 columnas y los siguientes temas: proyectos, resultados, tareas y tiempos. En proyectos escribe el tema del proyecto, iniciativa o programa. En resultado vas a desglosar todo lo que debes lograr de ese proyecto. En tareas van las cosas que te van a ayudar a llegar a tus resultados en menos tiempo y con menos recursos. Y no te olvides de ponerte fechas de entrega para todo lo que tienes que hacer.
3. Repasa la lista el domingo antes de dormir: Antes de irte a la cama revisa tu lista para refrescar tu memoria y preparar tu mente para la semana que está por comenzar. Asegúrate de marcar dos o tres resultados que sean los más importantes para esa semana. De esta manera, el lunes tendrás en tu mente lo más importante que debes atender y no andarás perdida y con ojos de pescao en la oficina.
4. Asegúrate de dar seguimiento el lunes a primera hora: Organiza una reunión de status o envía un email a las personas que trabajan contigo. Lo importante de esta tarea es que sea breve y al punto. No te regodees en detalles, es un ejercicio para refrescar la memoria a todos sobre lo que está pendiente y una forma de iniciar tu semana con enfoque y estructura. La avalancha de problemas puede venir después porque ya habrás comenzado tu semana con buen pie y sabrás a cual fuego (si alguno) le vas a dar prioridad.
5. Sigue intentándolo aunque no siempre te salga bien: ¿En el papel se ve bello, verdad? Lo sé, no siempre se puede tener semanas así, ni viernes, ni domingos, ni lunes así. Yo sé que es más fácil planificar una estrategia que ejecutarla, pero también sé que cuando tienes una estrategia tienes un mapa y eso te da dirección, te da una ruta y te saca del sistema la urgencia de resolver, porque ya tienes un plan para actuar. Aquí la clave es la consistencia. Sigue intentándolo hasta que no puedas vivir de otra manera. 

Y no te voy a mentir, no siempre lo logro. Sigo luchando algunos lunes, pero la tragedia es cada lunes más corta y pequeña y la llamada a mi amiga cada lunes más breve. ¿Qué me dices apagafuegos, seguimos juntas en esta carrera?

Cuéntame sobre tus lunes, quiero saber si son tan duros como los míos o si ya eres una master jedi de la organización. Escríbeme a través de las redes sociales de Apagando Fuegos para chocar cabezas y resolver este dilema juntas. 

Dale, te espero.