¿Qué pasa cuando alguien ya pensó en una solución y te la dejan sobre el escritorio para que tú la ejecutes?
En otras palabras, el jefe decidió lo que había que hacer y te toca a ti hacerlo. ¿Cómo bregas con esto? ¿Tienes toda la información que necesitas para lograr los resultados que se esperan de ti? ¿Sabes qué se espera de ti?
Pues bien, imaginemos este escenario: Llegas a la oficina con tu café en mano, te pones a leer los 25 mil emails que tienes pendiente, comienzas a ejecutar tu lista de tareas, quizás haces alguna llamada, participas de alguna reunión. Ya sabes, te pones a trabajar. Y de repente, entra esa persona que te supervisa o en medio de una reunión te tiran la bomba: hay un nuevo proyecto y cuando te encuentras medio distraída mirando tu celular escuchas tu nombre. Estás a cargo de hacerlo realidad y no tienes la más remota idea de por dónde comenzar.
Dices que sí, claro lo harás. Miras tu lista de pendientes y piensas: ¿Cuándo? ¿Cómo? Vuelves a tu escritorio y te sientes absolutamente perdida. Esto es un caldo perfecto para apagar fuegos. Y ahora, ¿qué vas a hacer?
Bueno, hoy te quiero compartir lo que yo he aprendido a hacer cuando me pasa esto. Y te aseguro que me ha pasado muchas más veces de las que puedo recordar. Trabajo en comunicaciones y esto, en muchos lugares, significa que me toca hacer cualquier tipo de proyecto que los jefes no tengan muy claro a qué departamento pertenece. Lo bueno, es que he aprendido un montón de cosas más allá de las funciones típicas de comunicaciones o relaciones públicas. Entonces, te voy a contar lo que hago cuando caen como paracaídas estos proyectos que no tiene ni pies ni cabeza:
- Busca entender de qué se trata ese nuevo proyecto. Si hay algo que se pueda leer lo leo, intento ver los emails que llevaron a tomar esta decisión o sentarme con las personas que decidieron que este era el proyecto que había que ejecutar. Esto puede que requiera una o varias reuniones con tus supervisores para que te digan de dónde salió la idea y qué problema resuelve.
- Identifica los objetivos del proyecto. En esa reunión para entender el proyecto me concentro en saber qué se quiere lograr con él. Busco respuestas a ¿Por qué y para qué se va a trabajar con este proyecto? Busco la forma de que me den claridad, que me digan lo que queremos lograr al final del camino y si ellos no lo saben, intento que lo averiguen mientras contestan a mis preguntas. Hace poco uno de mis jefes me dijo, yo se que no te vas a ir de mi oficina hasta que tengas una respuesta. Y es así, sobre todo quiero tener claridad sobre lo que se espera de mí y de mi trabajo. Esto me lleva al tercer punto:
- No asumas que sabes lo que tienes que hacer o lo que se espera de ti. Hace años escuché esta lección en un taller sobre gerencia de proyectos. Explicaban que el principal problema de comunicación cuando se comienza un proyecto es que la gente asume que sabe lo que se espera de ellos, por un lado o asumen que los otros saben lo que tienen que hacer. Pues nacarile del oriente. No asumas, asegúrate de que tienes claro qué se espera de ti, es más confirmalo por escrito para que tengas en blanco y negro instrucciones claras.
- Confirma los resultados esperados y las fechas de entrega. Una vez tengas tu plan de acción preparado discútelo con tus supervisores o con quien te haya encomendado el proyecto. Asegúrate de que te confirme que los resultados por los que vas a trabajar son los que realmente debes buscar y confirma que las fechas de entrega que tienes programadas coinciden con sus expectativas.
- Asegúrate de manejar efectivamente las expectativas de los jefes. Yo soy la reina del “disclaimer”, que en español es algo así como descargar la responsabilidad. Esto significa que si bien es cierto que a veces los jefes no saben muy bien lo que quieren, si el proyecto está a tu cargo, es tu responsabilidad asegurarte de que las cosas salgan bien y de dejar claro qué se puede lograr y qué no. Así como es súper importante que sepas lo que se espera de ti, también es bien importante que los jefes sepan lo que pueden esperar y lo que no de los resultados del proyecto.
Pues ahí lo tienes amiga apagafuegos, esta es mi estrategia para encontrar claridad en la oficina cuando llega una nueva encomienda. Me encantaría saber cuáles son tus trucos para manejar esas veces que llega como paracaídas un nuevo proyecto. Cuéntamelo en las redes sociales de Apagando Fuegos, escribe un mensaje privado en Instagram o en Facebook para que me digas cómo tú lo manejas o si alguno de estos trucos te ayuda a bregar con esos fuegos.
