Blog

Conoce las 5 claves para toda planificación exitosa

A veces queremos despachar la planificación con una reunión de media hora en medio de un desayuno o una comida de oficina. A veces asumimos que sabemos lo que hay que hacer y nos ponemos manos a la obra sin pensarlo dos veces. Sobre todo cuando te piden trabajar en algo que no es parte de tus tareas diarias. Entonces, en tu afán de quedar bien con los jefes te pones manos a la obra sin saber muy bien ni lo que tienes de frente.

Pues te digo que la planificación es la parte más importante de todo este asunto. Si tu quieres hacer un trabajo excelente, de esos que todo el mundo celebra, si tu quieres lograr tus metas y tus objetivos estas son las únicas dos cosas que verdaderamente tienes que hacer:

1. Planificar
2. Actuar siguiendo tu planificación

Y yo sé que nos pasa la vida y se nos atraviesa en nuestros planes. Yo sé que nos cambian las cosas cuando surge algo nuevo, yo sé que a veces nosotras cambiamos el rumbo. Peeeeerooooo, cuando estás bien planificada es mucho más fácil hacer los ajustes en el camino, que cuando te vas moviendo sin una dirección concreta. Porque eso es lo que te da la planificación: dirección. Te ayuda a determinar para dónde vas, cómo vas y cuándo vas. Decía el filósofo Séneca, allá por los tiempos de la Roma antigua, que si no sabes hacia dónde se dirige tu barco, ningún viento te será favorable.

Y es así, los planes se desvían pero si sabes a donde vas de una forma u otra llegas. O sea, no te tirarías en un roadtrip a un lugar al que nunca has ido sin poner el GPS, verdad? O al menos saber cuánto tiempo te toma llegar y qué necesitarás para hacerlo? Verdad? Bueno, eso espero.

En fin, que planificar te da tu ruta. Es como crear un mapa que te ayudará a llegar a tu destino y a prevenir (lo más posible) que no te desvíes y te caigas por un barranco. Y lo mejor de todo es que cuando estás planificada evitas apagar fuegos, porque parte de la planificación es incluir todo lo que tienes que hacer y dejar tiempos y espacio para los imprevistos. Cuando estás planificada debes dejar tiempo para lo que pueda salir mal, porque te aseguro que algo saldrá mal. Si no tienes ese tiempo, entonces empezarás a apagar fuegos. ¿Ya vas viendo por qué es tan importante la planificación?

Te cuento que hace unos años tuve que organizar la inauguración de un hospital y llevaba más de un año esperando la fecha para este evento. Siempre se retrasaba, algo pasaba y ya parecía que nunca iba a llegar. Hasta que un buen día me entró la llamada más esperada. Contesté el teléfono pensando que me hablarían de una nueva crisis, un poco desanimada incluso, y al Hola de mi voz contestó una voz eufórica que me decía: tenemos fecha!!! De verdad? Respondí con un renovado entusiasmo. Sí pero, me dijo la voz al otro lado mientras soltaba el tono eufórico de sus primeras palabras. (Que odioso es ese pero que viene a arruinarlo todo después de un sí, verdad?). Tenemos dos semanas para organizarlo todo, anunció mi interlocutor como si se tratara de una sentencia de muerte. ¿Qué? Salté de mi silla. ¿Sólo dos semanas? Voy para allá, le contesté y me planté en su oficina con libreta y bolígrafo en mano. No estaba dispuesta a hacer una chapucería después de que estuvimos tanto tiempo esperando este momento. No quise ni detenerme a pensar en la miseria de tiempo que nos habían dado para organizar un momento tan importante. Me moví al paso de la planificación y me salté el de la queja innecesaria.

Le hice todas las preguntas que se me ocurrieron: cuál es la fecha exacta, hay una hora determinada, quienes van a venir, los tenemos que invitar nosotros, habrá conferencia de prensa, con quien hablo para ver los temas de protocolo y seguridad, puedo escoger con quién trabajar esto y asignar roles, tengo autoridad para poner a la gente a hacer cosas que no son su trabajo diario y respiré profundo antes de hacer mi última pregunta (esta era nuestro talón de aquiles): cuánto presupuesto tengo para hacer esto. Todas las respuestas estaban llenas de incertidumbres, de no sés y la del presupuesto fue la mejor de todas: Tienes todo el que necesites. En aquel trabajo eso podía significar cualquier cosa entre cero y tener que poner de mi bolsillo para completar algunas cosas. Así es que debía ser creativa, debía ser rápida y debía planificar hasta el más mínimo detalle.

Entonces, me senté e hice una lista de preguntas todavía más larga. Miré cuales podía responder yo misma y cuáles dependían de otras personas. Después coordiné reuniones con las personas que me podían aclarar mis dudas, me senté con ellos y no me moví hasta que recibí las respuestas que necesitaba, los obligué a hacer llamadas para encontrar las respuestas que ellos no tenían. Luego me enfoqué en lo yo podía controlar y comencé a preparar mi plan de acción. Primero decidí cómo debía correr el evento, que se convirtió en dos eventos en un mismo día, vamos un maratón en toda regla. Cuando tuve claro cómo debía correr el día y lo discutí con mis jefes (para evitar que me cambiaran las cosas 2 minutos antes de comenzar), determiné que había que hacer para que ese plan funcionara, cuántas personas necesitaba y en cuánto tiempo debían hacer cada tarea. Luego dividí a mis recursos en grupos dependiendo de las tareas que les había asignado, los reuní y discutí el plano con ellos, les di espacio para que le pusieran un poco de su propia creatividad e ideas a la planificación y los mandé a trabajar con fechas bien claras de cuándo debían completar cada cosa. Todo esto lo hice durante la primera semana que tenía. Esto es la planificación. Aun nadie había hecho nada, pero todos sabían lo que tenían que hacer. 

No te lo voy a negar, la planificación es un trabajo invisible a la vista de los que esperan ver resultados. Así es que mis jefes estaban un poco nerviosos porque no veían un movimiento que les indicara que estábamos haciendo algo. A sus ojos yo estaba o encerrada en mi oficina o en reuniones con distintas personas. No veían libretos, invitaciones, obsequios, decoración. Nada. Y me llamaron a capítulo. 

¿Va todo bien Iliana? Nos queda una semana y hay mucho que hacer. Sí, va todo bien. Les dije confiada. Tenemos un plan y todos los que son parte de él ya saben lo que tienen que hacer. Tranquilos, esto saldrá bien. Salí de aquella oficina determinada a demostrarles a mis apagafuegos superiores que la planificación era la clave de todo, aun en situaciones extremas y con tiempos limitadísimos. Reconfirmé las tareas con los equipos que había formado, me aseguré de que los líderes de cada equipo estaban en control y la rueda comenzó a rodar. Para la segunda semana, todos estaban moviendo sus fichas. Todo estaba sucediendo a un paso tan acelerado como ligero. Solo tenían estrés aquellos que habían preferido no ser parte de la planificación de este evento. Solo estaban ansiosos los que querían ponerse a trabajar antes de saber lo que tenían que hacer.

La noche antes del evento llegué a casa un poco antes de lo normal, cenamos y me senté tranquila a ver la televisión con mi esposo. Él me miraba extrañado: ¿cómo vas con la inauguración? ¿Qué te falta por terminar? Nada, le conteste en calma. No se lo podía creer. Todavía tenía frescas en su memoria las noches interminables de organizar eventos o editar informes anuales. Él me había visto apagar fuegos hasta las 4 de la mañana y levantarme a las 6 para seguir la marcha. Así es que su siguiente pregunta fue: ¿Estás segura? Sí, le contesté, porque me planifiqué, delegué y di seguimiento. Todo está en orden. Me miró un poco confundido y nos pusimos a ver la tele.

A la mañana siguiente llegué al hospital con mi Rundown, una tabla en la que planifico como debe correr un evento minuto a minuto. Y mientras las cosas iban sucediendo, mientras todo iba saliendo como estaba en planes, mientras las sonrisas de mis jefes se hacían más grandes, yo me seguía reafirmando en la importancia de planificar.

Así es que amiga apagafuegos. Hoy quiero decirte, que te detengas, que hagas tiempo y espacio y te sientes a planificar. Aquí te digo las bases de cualquier planificación, ya sea para un evento como mi inauguración, para un proyecto nuevo del trabajo, la remodelación del baño de tu casa o el cumpleaños de tu hija:

1. Decide qué quieres hacer: Escribe lo que quieres hacer, qué quieres lograr con eso, cuál es el objetivo de lo que vas a hacer. Determina el porqué y el para qué. Busca claridad y respuesta a todas tus preguntas. 
2. Divide lo que tienes entre lo que puedes hacer tú y lo que no: Determina qué cosas se salen de tu control y busca quiénes pueden hacerlas o responder tus dudas y preguntas. Luego mira todo lo que está bajo tu control y organízalo por resultados concretos que debes alcanzar. Verás que tienes tareas y resultados, las tareas son las cosas que debes hacer para alcanzar los resultados.
3. Pon fechas límite o de entrega: Asegúrate  de saber para cuándo debes completar cada tarea. Esto va a depender de cuándo debes tener listos tus resultados. Ponle fecha a todo. Un plan si fecha no te lleva a ningún lado. De nada te vale planificar el viaje de tus sueños en un crucero por las islas griegas si no le pones fecha, seguirá siendo un sueño. 
4. Delega o pide ayuda: Busca quién pueda ayudarte con algunas tareas, no tienes que hacerlo todo sola. Es mejor si no lo haces todo sola. Dedica tiempo a determinar quiénes son las personas más adecuadas para ayudarte, dependiendo de las tareas que deben realizar y sus destrezas, habilidades y tiempo disponible.
5. Deja tiempo para imprevistos: La ley de Murphy es una cosa mala y se va a encargar de que pase algo que interrumpa tu plan. Así es que deja tiempos y espacios para poder atender cualquier imprevisto. Así evitarás apagar fuegos en el momento menos pensado.

Ya ves apagafuegos, planificar te da dirección, te crea un mapa, un GPS que te ayuda a moverte. Es la pieza clave para saber a dónde vas, cómo vas y cuándo vas. Me encantaría que me cuentes cómo te va con esto de planificar. Me puedes escribir un mensaje privado en Instagram o Facebook. Me encuentras como Apagando Fuegos.

Dale, te espero apagafuegos.