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Mi historia y una breve lista de pasos para evitar pasarte la vida apagando fuegos

En 2012 dejé el periodismo y entré al mundo corporativo. Ahí fue cuando empecé a vivir apagando fuegos. Ahí empecé a descubrir la diferencia entre lo urgente y lo importante. Al principio no lo entendía, TODO parecía ser importante y urgente. Empecé a trabajar cada vez más y más horas. Un día antes del primer evento que coordiné para ese flamante trabajo nuevo me quedé sola en la oficina hasta las 11 de la noche. Tenía que terminar todo lo que yo pensaba que era tan urgente como importante para que estuviera listo a la mañana siguiente. Me exploté. Y seguí haciéndolo por algún tiempo más.

Esto es literalmente como cuando hay un fuego y el humo nubla todo tu entorno. Es bien difícil ver con claridad dónde sólo hay humo y dónde está la llama que inició todo. Entonces, coges tu manguera y empiezas a apuntar a todas partes porque tu meta es apagar el fuego lo más rápido posible, pero ni siquiera sabes dónde comenzó o cómo llegaste a estar en un incendio. ¿Lo podías haber prevenido? Probablemente, sí.

¿Cómo evitar la combustión espontánea?

Lo primero que debes hacer es aceptar que siempre habrá fuegos que no podrás evitar. Lo importante es que sean los menos posible. Aquí te enumero las reglas que yo sigo para evitar ponerme el traje de bombera todo lo que pueda, mantenerme organizada en el trabajo y no volver a quedarme en la oficina hasta las 11 de la noche.

1. Saca tiempo para planificar y separar las cosas. Por más que todo parezca tan importante como urgente, la realidad es que no lo es. DETENTE. Oblígate a parar una vez en semana, preferiblemente al inicio, y organiza tus tareas. Te puede funcionar hacer una tabla con al menos dos columnas (ya lo sabes): Importante y Urgente. Puedes añadirle fechas en las que deben estar listas. Esto te puede ayudar a ver con claridad cuando debes tener listas las cosas que son más urgente, pero también te ayudará a ver lo que es realmente importante. Si necesitas un poco de ayuda organizando tus tareas puedes descargarte la plantilla Cómo organizar tus tareas entre urgentes e importantes.
2. Busca claridad sobre tus objetivos. ¿Cuántas veces te han interrumpido para pedirte hacer una nueva tarea, un nuevo proyecto o enviarle un email a alguien que te tomará mínimo una media hora que no tienes? Quieres cumplir con tus jefes, quieres quedar bien y que sepan que pueden contar contigo para ser eficiente y rápida. Entonces, dejas lo que hacías y comienzas esa nueva tarea. Ni siquiera sabes bien para qué tienes que hacerlo o qué se busca lograr. PARA. Antes de continuar, asegúrate de que tienes toda la información que necesitas. Averigua cuál es el objetivo, qué se quiere lograr y entonces anota esa nueva tarea en tu lista. Si tienes el objetivo claro, sabrás si va en la columna de importante o en la de urgente.
3. No temas pedir ayuda y delegar. Lo sé, lo has intentado mil veces y el resultado no es el que esperas. Por eso, antes de pedir ayuda prefieres quedarte dos horas más pegada a tu escritorio y hacerlo tú misma. Pero ¿recuerdas la parte de NO salir a las 11 de la noche de la oficina? Pues, como ya seguiste el paso número 2 y sabes bien cuál es tu objetivo, lo que debes hacer ahora es que si se te empiezan a acumular las cosas busques a alguien que te ayude. No es que tus compañeros te van a hacer el trabajo, pero otros te pueden ayudar a adelantar cosas. Por ejemplo, tienes que organizar la fiesta de aniversario de la empresa y necesitas coordinar el lugar, la comida, entretenimiento, regalos, etc. Es tu responsabilidad escoger el mejor lugar posible, pero no tienes que ser tú quién haga las llamadas y coordine las visitas. Lo importante es que le expliques bien a la persona que te va a ayudar cuál es el objetivo y definas claramente cuál es la tarea que deben cumplir. Mientras más clara esté esa tarea, más probabilidades tendrás de que se haga como si tú misma la hubieras hecho.
4. Vuelve a tu lista cuando lo urgente comience a apoderarse de tu tiempo. Estoy segura de que conoces esas visitas a tu escritorio, esas llamadas inesperadas, esos emails que te ponen el día patas arriba. Parece que todos en la oficina se han confabulado para cambiarte tu lista de “To Do’s”. Puedes ampliar y modificar tu lista, pero recuerda que la prioridad es lo importante. En esta plantilla te ayudo a definir y priorizar entre las tareas urgentes y las importantes (Cómo organizar tus tareas entre urgentes e importantes). Hay tareas que tienen ambas características y esas son a las que tienes que dar prioridad.
5. Cuidado con procrastinar. Este es uno de los mayores combustibles para que se generen fuegos que al final impactarán tu día a día. Cuando dejamos para después algunas tareas que podemos resolver bastante rápido se nos van acumulando. Esto provoca que cada vez tengamos más y más cosas que se van quedando pendientes y en el momento en que se acerque la fecha de entrega tienes una avalancha de cosas que van a provocar que tengas más trabajo y menos tiempo.

Espero que esta lista te ayude a organizar un poco mejor tu semana. En mis próximas entregas te iré dando otros trucos para trabajar más organizada y dejar de una vez por todas de vivir apagando fuegos. Recuerda descargarte la plantilla Cómo organizar tus tareas entre urgentes e importantes. Espero que te ayude en este proceso y cuéntame a través de las redes sociales cómo te fue con estas herramientas y qué otros temas te gustarían ver en este blog.