Estrategias para dar seguimiento sin agobiar a los demás y puedas asegurarte de que todo salga en tiempo
Confieso que de los proyectos, lo que más me gusta es transformar las ideas abstractas en actos concretos y planificar una estrategia para desarrollarlos. Ya sabes, hacer planes. Pero el acto en sí de ejecutar y dar seguimiento para asegurarme de que todo fluya según el plan, eh pues la verdad, esa parte no me encanta. Y en ocasiones he fallado en el seguimiento hasta el punto en que me ha pasado factura.
Cuando el trabajo depende de mí es mucho más fácil, simplemente sigo el plan establecido y ya está. Pero, cuando hay otras personas involucradas pues es más complicado el asunto y, en ocasiones, se apodera de mi la niña tímida que hay en el fondo de este cuerpo. Entonces me da pena molestar, me da vergüenza preguntar, no quiero que me vean como una pesada y un largo etcetera. Con el tiempo, he aprendido a sacudirme de encima a esta niña y he aprendido a seguir una estrategia positiva y proactiva para dar seguimiento sin agobiar a los que están a mi alrededor, excepto a mi marido a él sí que lo agobio repitiéndole lo mismo 25 veces, pero esto es una larga curva de aprendizaje…
Entonces, te cuento por aquí algunas estrategias para dar seguimiento sin agobiar a los demás y puedas asegurarte de que todo salga en tiempo, en orden y según el plan.
- Establece un día a la semana para ponerte al día. Todos los lunes tengo una reunión con los miembros de mi departamento. Esa reunión me sirve para darle un resumen a mi jefe de lo que se logró la semana anterior y comentarle lo que está planificado para esa semana. Al terminar, suelo enviar un email a los equipos que estén trabajando conmigo algún proyecto para refrescar los temas pendientes y pedir información sobre cómo vamos avanzando.
- Haz una llamada o reunión informal para revisar el plan. Siéntate unos minutos con las personas que te están apoyando y repasa el plan de acción que tienen desarrollado. Hazlo a modo de repaso, no te enfoques en tareas específicas, deja que sean los otros los que te vayan diciendo qué cosas del plan ya se han ejecutado y se pueden marcar como completadas. Contar con una herramienta de gerencia de proyectos puede ayudar mucho en estos casos, pero si no la tienes crea una tabla en excel y comparte el archivo entre todos los que son parte de tu proyecto.
- Organiza de antemano reuniones de estatus. Cuando ya todos tienen en su calendario que el jueves en la tarde hay que informar sobre los trabajos realizados o el avance de un proyecto, no tendrás que estar detrás de la gente persiguiéndolos para saber cómo van. Asegúrate de que todos tengan estas reuniones marcadas en sus calendarios, que no se excedan de 15 minutos y que todos sepan que el objetivo de éstas es ver por dónde va cada uno en sus tareas.
- Marca en tu calendario electrónico la fecha de los entregables. Esa fecha debe ser uno o dos días antes de la entrega oficial, así puedes revisar que todo esté como debe y que no habrá retrasos. Confirma con tu equipo el estatus de cada tarea para asegurarte de que tienen todo lo necesario para cumplir con lo esperado y enm el tiempo estimado.
- Confía en el trabajo y la capacidad de los demás. Esto asusta, lo sé, y más si has vivido decepciones o papelones porque algo no se haya realizado como era debido. Pero la realidad es que si trabajas con otras personas, debes confiar en que harán su trabajo y darles espacio para hacerlo a su manera dentro de los parámetros establecidos, claro.
Dar seguimiento no tiene porque ser una tarea tediosa ni convertirte en una ladilla molestosa para los demás. Cuando todos tienen las tareas y los objetivos claros, el trabajo debe fluir sin mayores problemas. Siempre es importante tener presente que todos cuenten con el tiempo y las herramientas necesarias para hacer su trabajo y que se puedan hacer ajustes si hay retrasos, fallos o imprevistos que afecten el resultado final.
