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5 trucos para mantener a los bomberos lejos de tu escritorio

Yo sé que quieres organizarte y parar y terminar lo que empezaste y darle picote a esa larga lista de pendientes y que NO puedes controlar que se te metan en la oficina a pedirte algo, que el jefe te llame con algo urgente que hay que hacer ahora o nunca, que te envíen mil emails en el día y te llenen el correo, que te agarren en el pasillo y te metan en una reunión que no tenías en agenda. Yo sé que todo eso pasa, porque tú no eres la única apagafuegos de la oficina. A veces nos encontramos en lugares en los que el modo de trabajar es oficialmente el de apagafuegos.

La adrenalina que genera andar resolviendo un problema tras otro puede llegar a ser adictiva para algunas personas. Tuve un jefe que se rehusaba a planificar y tengo la impresión de que disfrutaba apagar fuegos todos los días. Se le veía como un brillo en los ojos cada vez que resolvía (a medias) cualquier problema que surgía en la oficina. Él confiaba en su instinto y experiencia para llevar el día a día. El problema es que el resto de los empleados no tenía ni su instinto ni su experiencia y ni siquiera tenían del todo claro qué se esperaba de ellos porque todo cambiaba según el nuevo fuego que estuviésemos apagando. 

Cuando la cultura de tu trabajo está enfocada en resolver los problemas del momento resulta más difícil organizarse y planificar, pero siempre hay espacio para ser agentes de cambio desde nuestras trincheras. Te voy a contar algunas cosas que hice, que sigo haciendo y que me dieron resultados para controlar a los apagafuegos a mi alrededor y poder sacar el trabajo adelante, particularmente si el apagafuegos es tu jefe o tu jefa:

1. La lista de pendientes: Cada semana actualizo las cosas que tengo pendiente de trabajar con mi jefe. En el caso de aquel jefe apagafuegos, siempre buscaba un espacio para sentarme con él y discutir los temas más importantes. Mi objetivo era tener respuestas y algún tipo de plan para sacar cada uno de esos puntos de mi lista. No te lo voy a negar, al principio me costaba hablar con él, después de todo soy una persona introvertida, pero la práctica ayuda y poco a poco comencé a ser más asertiva para encontrar respuesta a mis preguntas y acciones concretas para darle movimiento a esos temas pendiente. Sé persistente, amiga. Si te cancelan la reunión, pide una nueva fecha en ese momento. Si no te la dan, aprovecha cualquier encuentro casual de pasillo, de ahí suelen salir las mejores respuestas. Lo importante es que puedas tener definido lo que tienes que hacer y tengas claro lo que se espera de ti. Al final del día a los jefes les irá bien si a ti te va bien. ¡Métele!
2. Mantenlo en mínimos: Cuando estés preparando tu lista de pendientes, escoge tres o máximo cuatro cosas que sean las más importantes para esa semana. Seguro que tu lista tendrá más de 20 tareas o proyectos por realizar, pero frente a un #apagafuegos no podrás tener mucho más de 10 a 15 minutos, en un día bueno, para que te preste atención. Más aún, si le cuentas una lista interminable de pendientes, no sabrá identificar cuál es la urgente y, como sabes, todo buen #apagafuegos se deja llevar por la urgencia. Así que sé estratégica y presenta con gran entusiasmo aquellas cosas que sean las más importantes para que te presten atención y te den las respuestas que necesitas.
3. Confirma tus objetivos: El tema de los objetivos es una constante en este blog, te vas a hartar de escucharlo. Lo siento, pero es que a través de los años he descubierto que si no tienes objetivos claros las cosas simplemente no salen bien. Cuando sabes por qué y para qué tienes que hacer algo, es mucho más fácil ejecutarlo. Así que cuando me dan instrucciones ambiguas o no tengo claridad de qué se buscaba lograr con la tarea que tengo asignada insisto, como una liendre pegada a la cabeza de un niño, hasta que logro que me digan lo que necesito. 
4. Separa tu espacio: El hecho de que todos a tu alrededor vivan con la manguera en la mano apagando fuegos, no significa que tú tengas que hacerlo. En la medida en que puedas, enciérrate y organízate. Tenía una compañera de trabajo que decidió llegar a la oficina media hora antes todos los días para organizarse y atender su lista de pendientes antes de que llegaran los jefes y comenzaran a cambiarle sus planes. A mí me funcionaba dejar mi lista actualizada los viernes por la tarde, así cuando llegaba el lunes la revisaba y sabía lo que tenía pendiente para mantener mi ruta. Haz lo que te funcione mejor, pero asegúrate de separar tus tiempos para ejecutar sin que te interrumpan.
5. Evita el círculo de la queja: En un lugar donde todos andan apagando fuegos, es muy probable que haya muchas personas inconformes, incómodas o hasta molestas con el ambiente laboral. Cuando esto es compartido entre compañeros, inevitablemente comienza lo que yo llamo el círculo vicioso de la queja constante. Es tentador, lo sé, lo he vivido y he caído en sus garras y salir de él es una misión dura, dura. El problema es que cuando dedicas tiempo y energía a quejarte de lo que no funciona bien, pierdes tiempo y energía para hacer las cosas que tienes pendiente. Así es que por más que te mueras por compartir tus impresiones sobre todo lo que se hace mal en la oficina con alguien que te entienda, respíralo y sigue con lo tuyo. 

Estos 5 trucos me han ayudado mucho a mantener mi enfoque cuando me encuentro en espacios llenos de apagafuegos. Te los resumo rapidito nuevamente: prepara una lista de pendientes para discutir con tu jefe y asegúrate de recibir las respuestas que necesitas antes de ponerte a trabajar, mantén esa lista en un mínimo de 3 temas para que puedas tener toda su atención y respuestas que te sirvan para hacer tu trabajo, confirma tus objetivos y asegúrate de que sabes para qué debes hacer las cosas que tienes en tu lista, separa tu espacio y enciérrate para que puedas sacar adelante el trabajo. Cierra la puerta de esa oficina o busca un lugar donde nadie te interrumpa. Yo una vez me encerré en el alamcén de materiales para terminar un informe. Y por último, aléjate del círculo de la queja, no caigas en sus garras, no le hace bien a nadie.

Bueno querida apagafuegos, espero que estos trucos te ayuden tanto como a mi a organizar tus tareas y proyectos del trabajo para que encuentres un modo más balanceado de hacer las cosas y puedas quitarte el traje de bombera en la oficina.